19/06/2019 | MARKETING DIGITAL | Publicidade
Como gerenciar projetos em agências de marketing
Só quem trabalha em agências de marketing ou publicidade sabe o que é ter vários clientes, cada um com suas prioridades e urgências e cobrando o mais alto nível de excelência em cada ação.
Sem uma boa gestão, as agências ficam vulneráveis a diversos problemas que podem comprometer toda a entrega de um job e a reputação da empresa.
Por isso, continue lendo este artigo para aprender a fazer uma boa Gestão de Projetos e melhorar o desempenho e os resultados da sua agência!
O essencial para gerenciar melhor os projetos de uma agência
Acompanhe de perto o trabalho
Analisando o cenário da sua agência hoje, você sabe exatamente quais são as tarefas que estão sendo executadas? Quem são os responsáveis por cada tarefa? Há alguma atividade fora do prazo?
Essas informações são de total importância para que você consiga gerenciar bem os seus projetos e identificar possíveis melhorias nos seus processos internos.
Por isso, é essencial que você acompanhe de perto o trabalho da sua agência e tenha uma noção geral do andamento de todos os projetos. Contar com sistemas nessa gestão, pode ser um excelente caminho. Acompanhe!
Você tem inovado nas entregas para o cliente?
Tenha consciência da demanda e não sobrecarregue a sua agência
Em que fase você está com a sua agência? Está com uma boa cartela de clientes e com muitos jobs para tocar, ou está no momento de ir atrás de novos contratos?
Independente disso, você precisa ter consciência da capacidade de entrega da sua agência hoje, para que possa entregar os jobs de forma eficiente e com qualidade.
Não olhe somente para o número de projetos, mas sim para a complexidade deles.
Sobrecarregar a equipe com muitas demandas é um dos principais erros da Gestão de Projetos. É nisso que acontecem atrasos, mais refações, erros que poderiam ser evitados e estresse no ambiente de trabalho.
Resultado: clientes insatisfeitos com o trabalho da sua agência, o que é o pior cenário possível, certo?
Sempre que possível, portanto, avalie a possibilidade de contar com parceiros para a execução do projeto. Aqui na Astronautas, por exemplo, damos suporte para diversas agências que desejam alavancar o sucesso dos seus clientes com a produção de vídeos.
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Garanta uma boa comunicação com a equipe
Problemas graves acontecem em todos os ambientes de trabalho por conta de uma única questão: falhas de comunicação.
Demandas que não foram direcionadas direito, briefings passados pela metade, confusão entre funções… O que prejudica todo o andamento e fluxo do trabalho.
O que você deve fazer para evitar isso e garantir uma boa gestão dos seus projetos é alinhar bem as informações com a sua equipe, de forma formal.
Nada de pedidos e conversas boca a boca, muito menos por WhatsApp. Estimule todos a se comunicar por um meio oficial e seguro, como por um e-mail institucional, para documentar toda a comunicação e identificar melhor onde estão ocorrendo as falhas.
Esteja em constante contato e proximidade com o cliente
Você é transparente com os seus clientes?
Se não, isso é fundamental para uma boa Gestão de Projetos na sua agência.
Mantenha o cliente sempre atualizado sobre o andamento do projeto dele.
Seja franco sobre o que está acontecendo, alinhe expectativas e seja honesto com o que você pode entregar. Caso existam erros por parte da agência, durante o processo, assuma-os e trace uma nova estratégia para correção.
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Construa etapas para o desenvolvimento de cada projeto
Isso é essencial para você garantir que o projeto inicie, seja executado e finalize bem.
Com etapas bem definidas para cada projeto, desde quando o cliente entra na agência, você consegue estipular bem as entregas e prazos, um cronograma geral, ações a serem realizadas por cada função e tudo mais que você precisa para que o projeto se desenvolva sem grandes problemas.
Por exemplo, ao produzir uma campanha em vídeo, você já sabe que etapas como a pré-produção, a produção e a pós-produção sempre serão necessárias. Por isso, vale a pena definir um cronograma prévio para todas essas atividades em comum, adequando apenas o que fugir da regra.
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Esteja atento para os projetos em risco
Você sabe quais são os clientes que oferecem risco para a sua agência?
Ter consciência disso é fundamental para assegurar a saúde financeira da sua agência.
Por isso, faça um levantamento daqueles projetos que não estão indo tão bem, sem resultados tão efetivos. Calcule quanto você iria perder caso o cliente venha a cancelar o contrato e se isso será, de alguma forma, benéfico para a sua empresa.
Veja também os clientes que são mais problemáticos ou exigem mais cuidado e avalie se todo esse estresse e esforço vale, realmente, a pena.
Com isso, você vai se preparar melhor e reduzir possíveis surpresas no futuro.
Principais softwares de Gestão de Projetos para você usar na sua agência!
Com um software adequado vai ficar muito mais fácil e simples gerir os seus projetos de forma efetiva.
Você poderá, por exemplo, ter uma noção geral do andamento do trabalho de todas as áreas da sua agência (atendimento, planejamento, criação, produção, mídia, conteúdo, digital, dados e qualquer outra equipe, inclusive freelancers).
Estes são os softwares de Gestão de Projetos mais utilizados em agências:
- Trello: é bem intuitivo e com uma interface simples para visualizar tarefas, organizando como se fossem post-its digitais. Você vai conseguir criar quadros e colunas para ver o que tem que ser feito, o que já está sendo produzido e o que foi finalizado, além de conseguir integrar e anexar arquivos do Dropbox, Docs e Office.
- Runrun.it: com ele você vai poder acompanhar bem o fluxo de trabalho e o andamento dos projetos. É possível ter uma boa noção de como estão os prazos, qual é o custo e orçamento dos projetos, além do desempenho de cada funcionário no trabalho.
- Artia: é aqui que você vai poder acompanhar de perto como está o andamento dos projetos, sabendo exatamente aquelas que estão em dia ou atrasadas, as demandas das equipes e o que elas estão fazendo no momento, tudo isso em tempo real.
- Asana: é um bom software para agências, pois disponibiliza recursos como lista de tarefas, criação e alocação de equipes, chat online, o que facilita muito a comunicação entre os envolvidos nos projetos.
Percebeu como pode ser muito mais fácil gerir os projetos na sua agência? Se você gostou deste conteúdo, compartilhe com a sua equipe e apresente a sua proposta para começar a melhorar os resultados dos seus clientes!
Recebeu uma demanda de vídeo na sua agência, mas não sabe como tocar esse novo serviço? Converse com um especialista da Astronautas sobre a sua ideia! Poder contar com um parceiro profissional nesse contexto é essencial.
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